Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua executive assistant, đây là một vị trí công việc quen thuộc hiện nay. Nhưng cụ thể executive assistant là gì thì chúng ta cần tìm hiểu về vai trò và nhiệm vụ của họ tại các doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ cung cấp những thông tin về công việc hấp dẫn này bạn nhé!
Executive assistant là gì? Tổng quan về nghề
Executive Assistant là khái niệm dùng để chỉ vị trí công việc trợ lý giám đốc. Đây là những người luôn có mặt bên cạnh giám đốc để hỗ trợ trong mọi việc điều hành ở công ty. Trong đó, thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như lên lịch trình và lịch hẹn, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý các thủ tục hành chính. Có thể nói, họ là những người đại diện cho giám đốc để giải quyết một số công việc nhất định.
Có thể thấy, Executive Assistant đóng vai trò là người tham mưu cho giám đốc, thay mặt giám đốc quản lý những nhiệm vụ cấp cao trong doanh nghiệp. Do vậy, họ phải có kiến thức về chuyên môn và có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, họ còn có những kỹ năng nhạy bén và linh hoạt trong việc xử lý các tình huống.
Môi trường làm việc của các Executive Assistant thường là tại các văn phòng thuộc các công ty, doanh nghiệp… Họ thường gắn liền với chiếc máy tính và điện thoại, tác phong làm việc chuyên nghiệp và nhanh nhẹn.
Giữ một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp nên mức lương của các Executive Assistant cũng khá cao, rơi vào khoảng 12-15 triệu/tháng. Nếu so sánh với các vị trí công việc khác thì công việc này có mức lương hấp dẫn hơn cùng với cơ hội phát triển nghề nghiệp vững chắc.
Công việc hàng ngày của Executive Assistant
Nhiệm vụ hàng ngày của Executive Assistant khá là bận rộn với những công việc hành chính, cụ thể những nhiệm vụ đó là:
Xử lý và sắp xếp thông tin: Executive Assistant sẽ tiếp nhận mọi thông tin rồi sắp xếp theo trình tự, sau đó trình lên giám đốc. Cùng với đó là họ sẽ tổng hợp thông tin và cung cấp những tài liệu liên quan đến công việc của công ty cho giám đốc được rõ.
Thay mặt giám đốc xử lý công vụ: Executive Assistant có thể đại diện giám đốc để tham gia các cuộc họp và gặp gỡ các đối tác. Đặc biệt, trong phạm vi quyền hạn của mình thì họ cũng có thể đưa ra một số quyết định quan trọng khi vắng mặt sếp.
Kiểm tra và phản hồi email: Nhiệm vụ mỗi ngày của trợ lý giám đốc là kiểm tra và trả lời email trong ngày. Đồng thời cập nhật thông tin liên hệ của các doanh nghiệp.
Soạn thảo báo cáo: Công việc của Executive Assistant là thu thập những tư liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, soạn thảo và chuẩn bị những tư liệu quan trọng để báo cáo với giám đốc.
Sắp lịch họp cho giám đốc: Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ thì nhiệm vụ của trợ lý giám đốc là xây dựng nội dung chương trình, ghi chép nội dung cuộc họp và gửi đến các cá nhân liên quan. Bên cạnh đó, họ còn sắp xếp thời gian, địa điểm cuộc họp kể cả sắp xếp chỗ nghỉ cho giám đốc khi đi công tác ở xa.
Theo dõi và quản lý tiến độ dự án: Trong các dự án thực hiện thì người trợ lý có nhiệm vụ theo dõi kế hoạch thực hiện để hỗ trợ khi cần thiết. Ngoài ra, họ còn quản lý tài liệu về các báo cáo và hồ sơ tại doanh nghiệp, quản lý các cơ sở vật chất và quyết định thay thế khi cần thiết. Ở một số doanh nghiệp, Executive Assistant còn phối hợp với kế toán để quản lý ngân sách và các hoạt động thu – chi trong doanh nghiệp.
Executive Assistant cần có những kỹ năng gì?
Để có thể đáp ứng nhu cầu của công việc ở vị trí Executive Assistant thì các bạn cần rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết như sau:
Kỹ năng lãnh đạo: Nhiệm vụ của một người trợ lý không khác gì lãnh đạo chỉ đứng sau giám đốc. Vì thế, các bạn cần có kỹ năng lãnh đạo để có chỗ đứng trong doanh nghiệp. Để từ đó có thể thay mặt giám đốc giải quyết những phát sinh trong công việc.
Kỹ năng quyết định: Đôi khi trợ lý phải thay thế giám đốc để giải quyết một số công việc, do vậy kỹ năng quyết định là rất cần thiết. Đặc biệt là cần nhanh nhạy, có đầu óc quan sát tốt để không để lỡ mất cơ hội phát triển trong những kế hoạch của doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp: Executive Assistant thường phải báo cáo và thuyết trình, cùng giám đốc gặp gỡ đối tác, trao đổi công việc với các bộ phận liên quan. Vì vậy, các bạn cần có kỹ năng giao tiếp để giúp công việc được thuận tiện và tạo mối quan hệ với những bên liên quan.
Tinh thần trách nhiệm: Một Executive Assistant chuyên nghiệp cần phải có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Bởi họ thường là những người nhận lãnh những nhiệm vụ quan trọng trong công ty, nếu không có trách nhiệm rất dễ khiến công việc bị trì trệ.
Hy vọng qua phần trình bày thì các bạn đã hiểu rõ Executive Assistant là gì. Bên cạnh đó, cần biết rèn luyện cho mình những phẩm chất cần có như: Trung thực, tỉ mỉ, thận trọng, hòa nhã… để làm tốt nhiệm vụ. Từ đó, chúng ta mới có thể giữ vững vị trí này tại các doanh nghiệp.
